1. Amaç
Veri sorumlusu olan İstanbul Polis Hizmetlerini Geliştirme ve Destekleme Derneği (“Şirket” olarak anılacaktır), gerçek kişi müşterilerine ait kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) ve sair mevzuat hükümlerine uygun şekilde işlenmesini amaçlamaktadır. Şirketimizin gerçek kişi müşterisi olmanız sebebiyle, Şirketimize fiziki başvuru, çağrı merkezi, web sitesi, mobil uygulamalar vb. yollarla bildirdiğiniz/bildireceğiniz ve/veya Şirketimizce haricen herhangi bir yoldan elde edilen kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, • Kişisel verilerinizi işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, • Şirketimize bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak, • Kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVK Kanunu’nun öngördüğü şartlarda, yurtiçi üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan sair şekillerde işlenebileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan diğer işlemlere tabi tutulabileceğini bildiririz. Aydınlatma Metni ile Şirket tarafından yürütülen faaliyetlerin, KVK Kanunu’nda yer alan ilkelerle uyumlu olarak sürdürülmesi ve geliştirilmesi benimsenmiştir.
2. Gerçek Kişi Müşterilerin Kişisel Verilerinin Toplanması ve Usulü
Şirketimiz, kişisel verilerinizi işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlar doğrultusunda fiziki evrak ve e-posta ile otomatik olmayan yöntemle, web uygulaması ve mobil uygulama üzerinden otomatik yöntemlerle işleyecektir. Kişisel verilerinizin işlenme amacında herhangi bir değişiklik olması halinde, tarafınızdan ayrıca izin alınacaktır. Şirketimiz tarafından toplanan ve kullanılan, müşterilere ait kişisel veriler özellikle şunlardır: Veri Kategorisi a-Kimlik Verisi Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, vergi kimlik numarası, kimlik fotokopisi, (eski kimliklerde din ve kan grubu ifadesi bulunmaktadır), imza/paraf bilgisi. b-İletişim Verisi Telefon numarası, adres bilgisi, e-posta adresi c-Müşteri İşlem Verisi Akıllı ve Güvenli Kent Yönetim Sistemleri Ticaret A.Ş.’den aldığınız hizmetler ve belirli hizmetlere yönelik tercihlerinize dair veriler, fatura numarası, çağrı merkezi kayıtları d-Finans Verileri Telefon marka ve modeli, Kredi kartı bilgileri, ödeme bilgisi e-Görsel ve İşitsel Kayıt Verisi Fotoğraf f-İşlem Güvenliği Verisi IP adresi, MAC adresi g-Lokasyon Verisi Lokasyon bilgisi Kişisel verileriniz, gerek sözleşme ilişkisinin kurulmasından önce gerekse sözleşme ilişkisinin kurulmasından sonra ve devamı boyunca Şirketimize ibraz etmiş olduğunuz her türlü bilgi, belge ve doküman üzerinden, kanunlarda öngörülen nedenlerle fiziksel (evrak vb.) veya elektronik ortamlar (web veya mobil uygulama) aracılığıyla toplanmaktadır.
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Kişisel Verileriniz, Şirketimiz tarafından aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda ancak bunlarla sınırlı olmak kaydıyla işlenebilir. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması veri işleme şartı gereği; • Aday müşterilerin sisteme kaydedilmesi, • Hizmet sözleşmesinin akdedilebilmesi, • Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi için müşteri ilişkileri yönetimi sisteminin kullanılması, • Faturaların oluşturulması, • Müşteri ödemelerinin takibinin yapılması, • Gelen çağrıların toplanması ve müşterilere hizmet verilmesi, • Müşteri bilgi değişikliklerinin bildirilmesi ve takibinin yapılması, • Müşteri bilgilerinin kaydının ve takibinin yapılması, • Müşteri bilgilerinin toplanması ve takibinin yapılması, • Müşteri görüşme ve tekliflerinin takibinin yapılması, • Müşteri hesaplarının kayıt altına alınması, • Müşteri iletişiminin gerçekleştirilmesi ve takibinin yapılması, • Müşteri indirimlerinin takibinin yapılması, • Müşteri satış raporlarının takibinin yapılması, • Müşteri şikâyetlerinin kayıt altına alınması, takibi ve sonuçlandırılmasının yapılması, • Müşteri taleplerinin ve tekliflerinin kayıt edilmesi ve takibinin yapılması, • Müşteriden iletişim için izin alınması, • Müşterilere bilgi mesajlarının gönderilmesi amacıyla kişisel verileriniz işlenmektedir. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması veri işleme şartı gereği; • Türk Ceza Kanunu, Borçlar Kanunu, Tüketici Kanunu vb. ilgili diğer mevzuat kapsamındaki idari yükümlülüklerin yerine getirilmesi, • Hileli veya yasadışı faaliyetleri tespit edebilmek amacıyla kişisel verileriniz işlenmektedir. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması veri işleme şartı gereği; • Şirketimiz ulaşım hizmetlerinden yararlanılabilmesi, • Müşterilerin indirim kampanyalarından yararlanabilmesi amacıyla kişisel verileriniz işlenmektedir. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması veri işleme şartı gereği; • Dava, icra takiplerinin vb. yasal/idari süreçlerin takip ve neticelendirilmesinin sağlanması, • Tüketici davalarının takibinin yapılması, • Kampanya ve fırsatlar hakkında tarafınızı bilgilendirmek, • Uygulama güncellemeleri ve sözleşme değişiklikleri hususunda tarafınızı bilgilendirmek, • Öneri, şikâyet ve sorunlarınızı kayıt altına alabilmek, • Acil durumlarda size yardımcı olabilmek, • Hizmetin özelleştirilmesi ve iyileştirilmesi, • Tanıtım faaliyetleri ve memnuniyet aktivitelerinin planlanması ve/veya icrası, • Hizmetin satış ve pazarlaması için pazar araştırması faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası, • Destek hizmetleri aktivitelerinin planlanması ve gerçekleştirilmesi, • Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi, • İş faaliyetlerinin etkinlik/verimlilik ve/veya yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası, • İş faaliyetlerinin planlanması ve icrası, • Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası, • Lojistik faaliyetlerinin planlanması ve icrası, • Üretim ve/veya operasyon süreçlerinin planlanması ve icrası • Şirketin ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması, • Stratejik planlama faaliyetlerinin icrası, • Çalışan ve tedarikçilerin performans değerlendirme süreçlerinin planlanması Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işleme amacının ortadan kalkmasına kadar geçecek olan makul süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.
4. Kişisel Verilerin 3. Kişilere Aktarılması
Kişisel Verileriniz, Türk Ceza Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, Tüketicilerin Korunması Hakkında Kanun gibi tüm yasal mevzuat gereği, yasal yükümlülüklerin ve hizmet sözleşmesi gerekliliklerinin yerine getirilmesi amacıyla sadece işlemin gerektirdiği bilgilerle sınırlı olmak üzere; avukata, bankalara, iyzi ödeme ve elektronik para hizmetleri A.Ş’ye, iş/çözüm ortaklarımıza ve yetkili diğer kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilmektedir. Kişisel Verilerin Yurt İçindeki Üçüncü Kişilere Aktarılması; Sözleşmenin kurulması ve ifası amacıyla, özellikle; • İletişim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, • Hizmet sözleşmesinin akdedilmesi, • Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi, • Gelen çağrıların toplanması ve müşterilere hizmet verilmesi, • Müşteri bilgi değişikliklerinin bildiriminin ve takibinin yapılması, • Müşteri şikâyetlerinin takibinin yapılması, • Müşteri taleplerinin kaydının ve takibinin yapılması amacıyla iş ortaklarına, iştirak ve bağlı ortaklıklarımıza ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilmektedir. Bir hakkın tesis edilmesi, kullandırılması ve korunması, veri sorumlusunun hukuki sorumluluğunun yerine getirilmesi, meşru menfaati gereği ve Kurumumuz politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle; • Müşterilerin indirim kampanyalarından yararlanması amacıyla iş ortaklarına aktarılabilmektedir. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi amacıyla, özellikle; • Türk Ceza Kanunu, Borçlar Kanunu, Tüketici Kanunu vb. ilgili diğer mevzuat kapsamındaki idari yükümlülüklerin yerine getirilmesi, • Hileli veya yasadışı faaliyetleri tespit edebilmek amacıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilmektedir. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri amacıyla, özellikle; • Dava ve icra takiplerinin vb. yasal ve idari süreçlerin takip ve sonuçlandırılması amacıyla şirket avukatına, • Şirketin ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası, • Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi, • Şirketin ve Şirket ile iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin temin edilmesi, • Şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla hissedarlarımıza, iş ortaklarımıza, iştirak ve bağlı ortaklıklarımıza, kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilmektedir.
5. Kişisel Verilerin Güvenliğinin ve Gizliliğinin Sağlanması
Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır. İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, Şirketimiz bu durumu en kısa sürede ilgili veri sahibine ve Kurul’a bildirecektir.
6. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi
KVK Kanunu’nun 7. maddesi uyarınca, kişisel verilerin ilgili mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine Şirketimiz tarafından saklama ve imha politikamıza göre uygun görülecek yöntemle imha edilir.
7. Müşteri’nin Sahip Olduğu Haklar
KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, Şirketimize başvurarak kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki konulara ilişkin taleplerde bulunabilirsiniz: a. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c. Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, d. Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme, e. Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, f. Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, g. İşlenen kişisel verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, h. Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme. Kanun kapsamındaki başvurularınızı ve taleplerinizi, “https://otogarsistemi.com” web adresinde bulunan “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Uyarınca Başvuru Formu”nu doldurarak; • Seyitnizam Mah. Mevlana Cad. Ginza Plaza No:81-83 Kat:5 34015 Zeytinburnu / İstanbul adresine bizzat teslim edebilir veya Noter kanalıyla iletebilir, • info@istanbulpolisdernegi.org adresine ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Şirket başvuru taleplerini Kanun’un 13. maddesine uygun olarak, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir. İşbu Aydınlatma Metni, gerekli görüldüğü hallerde Şirket tarafından revize edilebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde ise, bu hususa ilişkin olarak tarafınıza bilgilendirme yapılacaktır. Aydınlatma Metni’nin en güncel haline https://otogarsistemi.com linkinden, ulaşabilirsiniz.